JSIS-DB(脊椎インストゥルメンテーション手術登録システム)
参加施設研究責任者の皆様

 この度は「JSIS-DB(脊椎インストゥルメンテーション手術登録システム)」にご参加いただき誠にありがとうございます。本研究は、日本脊椎インストゥルメンテーション学会倫理委員会の承認が得られました。承認書を含む関係書類一式が整いましたので、ご報告申し上げます。
 ご多忙のところ大変恐縮ですが、各施設にて倫理委員会申請と承認獲得をお願い申し上げます。
 また、研究にご参加していただき、実際にデータをご登録頂くのに先立ち、貴施設より本学会へお送りいただく必要書類がございます。下記ダウンロードファイル内の「トレーサビリティ書類のご案内」をお読み頂き、各書式ファイルに必要事項をご記入の上で本研究事務局までご返送下さいますようお願い申し上げます。
 ご面倒をおかけしますが併せて何卒よろしくお願いいたします。

日本脊椎インストゥルメンテーション学会データベース 参加施設用ロードマップ

【概要】
Step 1. 施設内倫理委員会でデータベース参加への承認を得てください。
Step 2. トレーサビリティ用書類を提出してください。
Step 3. データベースを利用する方、全員がE-learningを受講してください。
Step 4. 患者IDの加工方法を各施設で決定してください。
Step 5. データベースをご利用ください。


Step1 倫理委員会での承認

個人情報取り扱いを巡り、参加施設ごとに施設内倫理委員会の承認が必要です。
倫理委員会の承認取得後、審査結果通知書を事務局へご提出下さい(PDF/email※)。

  • 研究対象者からの参加同意はオプトアウトによることを原則としますが、各施設の判断により文書同意の選択も可能です。
  • 当データベース研究は学会倫理委員会の倫理委員会承認を受けています。承認審査結果通知書を施設内承認申請の際にご活用ください。

※事務局アドレス:seikei@dokkyomed.ac.jp

Step2 トレーサビリティ書類提出

トレーサビリティとは参加施設と学会の間で情報の送受について確認することです。

Step3 E-Learning 受講

倫理委員会審査結果通知書、トレーサビリティ書類を事務局へご提出いただくと、事務局よりE-learning用のURLとアカウントをメールでお届けします。以下の手順でE-learningを完了してください。

  • E-learningの終了後、データベース用アカウント取得の画面が表示されます。
  • E-leaning用のアカウントは施設内で共通です。貴施設の症例を登録される方は、全員、上記アカウントを使用して受講してください。(施設代表者の方も必ず受講してください。)
  • 医師以外の看護師、技師、事務職等の方もE-leaningを受講すればアカウント取得は可能です。
  • データベース用のアカウントは、個人単位で異なるものになります。
  • このアカウントはメールで自動送信されます。(メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認ください)

事務局よりE-Learningサイトの
URL、アカウントを送付

ログインし、E-Learning修了

E-Learning後、データベース用
アカウント取得画面へ

氏名、メールアドレス、
医籍番号、卒業年等を記入

データベース用アカウントが
登録したメールアドレスへ自動送信

Step4 患者加工ID作成法の決定

個人情報に配慮しつつ患者情報との結びつきを分かりやすくするため、データベースには、カルテ番号を改変したデータ(加工ID)を記入します。

  • カルテ番号をそのまま記入することは個人情報保護の観点からできません。施設内で統一した加工法を取り決め、利用者全員への周知をお願いします。(例)
  • 倫理委員会でこのような方法が認められなかった場合は、対応表(Excel等)を使用して対応付けを行ってください。その場合、加工IDは1から始まる連番などをご使用ください。

(例1) 数字を+1する、繰上りあり
12345→12346、7999→8000
※-1すると元のカルテ番号が計算できる

(例2) 数字の各桁を+5する、繰上りなし
12345→67890、7999→2444
※各桁を-5(繰下りなし)すると元のカルテ番号が計算できる

(NG例)数字を1つ追記する(元のカルテ番号から損なわれるデータがない)
12345→123450、7999→27999

Step5 データベース利用開始

ダウンロードファイル

倫理委員会関連の書類

  1. 研究計画書(第7版 2019年4月15日)PDF
  2. 共同研究機関リスト EXCEL
  3. 情報公開文書 WORD
  4. 情報公開ポスター(院内掲示用) PDF
  5. 審査結果通知書(日本脊椎インストゥルメンテーション学会) PDF
  6. 審査結果通知書(獨協医科大学) PDF
  7. 審査結果通知書(浜松医科大学) PDF
  8. 文書説明書・同意書サンプル(文書同意が必要な施設のみご利用ください) WORD
  9. 登録データ削除申請書 PDF

トレーサビリティー関連の書類

  1. 「トレーサビリティ書類のご案内」 PDF
  2. 書式0 学会からの依頼状 PDF
  3. 書式1 WORD書式1 オプトアウト用 WORD書式1 文書同意用 WORD
  4. 書式2 WORD書式2 オプトアウト用 WORD書式2 文書同意用 WORD
  5. 書式3 WORD書式3 オプトアウト用 WORD書式3 文書同意用 WORD

トレーサビリティ書式2,3を学会事務局へご返送ください。

JSIS-DB レジストリー紙媒体関連

  1. JSIS レジストリー紙媒体サンプル PDF
各施設の研究責任者
各施設、研究責任者が、施設の倫理委員会に申請

提供元(病院)   提供先(学会事務局)

院長
2. 書式0 依頼状

4. 書式2書式2 オプトアウト用

学会理事長

3. 書式1書式1 オプトアウト用
   

研究責任者

5. 書式3書式3 オプトアウト用


研究委員長

書式3は双方向(学会の委員長から提供元の研究責任者へ送り、記入後、事務局へ返送していただきます。)